FAQ – Telefonische klantenservice & klantencontact uitbesteden

Algemeen over Voice to Voice

Wat doet Voice to Voice precies?
Voice to Voice verzorgt telefonisch klantencontact en klantenservice voor bedrijven. Wij beantwoorden telefoontjes, verwerken vragen en schakelen door wanneer nodig — zodat jouw organisatie altijd professioneel bereikbaar is.

Voor welke bedrijven werken jullie?
Wij werken voor MKB-bedrijven, webshops, dienstverleners en organisaties die hun bereikbaarheid willen verbeteren zonder extra personeel in dienst te nemen.

Welke communicatiekanalen ondersteunen jullie?
Telefonie staat centraal, en indien gewenst kunnen wij ook klantcontact via chat of e-mail ondersteunen. Dit stemmen we af op de behoeften van jouw organisatie.

Bereikbaarheid & service

Bieden jullie service buiten kantooruren?
Ja, er zijn flexibele mogelijkheden. We kunnen bereikbaar zijn tijdens én buiten kantooruren, en indien gewenst in het weekend.

Hoe snel wordt de telefoon opgenomen?
Wij streven altijd naar snelle beantwoording. Dankzij vaste servicenormen wordt jouw klant vlot geholpen.

Kunnen jullie ook piekmomenten opvangen?
Ja, wij schalen mee wanneer het druk wordt. Zo voorkom je wachttijden en gemiste telefoontjes.

Kwaliteit van gesprekken

Hoe zorgen jullie dat medewerkers onze organisatie goed kennen?
We starten altijd met een onboarding: we leren jullie producten, diensten en werkwijze goed kennen zodat we klanten professioneel te woord staan — alsof ze direct met jullie spreken.

Wat doen jullie als jullie een vraag niet direct kunnen oplossen?
Dan volgt een afgesproken actie: bijvoorbeeld doorverbinden, terugbelverzoek aanmaken of de vraag intern doorzetten.

Kunnen jullie ook klantgegevens verwerken?
Ja, we kunnen in jullie systemen werken of via een afgesproken proces tickets/opvolging aanmaken.

Privacy & veiligheid

Hoe gaan jullie om met vertrouwelijke gegevens?
We werken volgens strikte privacy- en beveiligingsrichtlijnen en volgen de AVG.

Worden telefoongesprekken opgenomen?
Dat is optioneel en gebeurt alleen wanneer gewenst en transparant aan de beller gecommuniceerd.

Starten met Voice to Voice

Is uitbesteden van telefonische klantenservice geschikt voor mijn bedrijf?
Ja, wanneer bereikbaarheid belangrijk is en je geen interne capaciteit wilt of kunt uitbreiden.

Hoe snel kunnen jullie starten?
Meestal snel. Tijdens een kennismaking bepalen we de startdatum en richten we alles in.

Wat kost het uitbesteden van klantenservice?
Dat hangt af van het belvolume en de gekozen service. We maken altijd een voorstel op maat.

Hoe ziet de onboarding eruit?
We inventariseren veelgestelde vragen, tone-of-voice en processen, en trainen onze medewerkers voor een soepele start.

Kun je klantenservice tijdelijk uitbesteden? (bijvoorbeeld in piekmaanden)

Ja. Veel organisaties kiezen ervoor om alleen tijdens drukke periodes, seizoenspiek of vakantie van personeel extra telefonische ondersteuning in te zetten. Je zit niet vast aan langdurige capaciteitsuitbreiding en blijft wél goed bereikbaar.

Zijn er vaste contracten of kan ik flexibel opzeggen?

Voice to Voice werkt met flexibele afspraken. We stemmen de samenwerking zo af dat op- en afschalen altijd mogelijk blijft wanneer jouw situatie verandert.

Betaal ik per gesprek of per minuut?

Dat hangt af van de gekozen dienstverlening. We bieden verschillende prijsmodellen aan, zodat je altijd betaalt wat past bij jouw belvolume en servicebehoefte. Je ontvangt vooraf altijd een duidelijk voorstel.

Kunnen jullie in ons CRM of ticketsysteem werken?

Ja. Als jullie al met een eigen systeem werken, kunnen wij daarin klantvragen registreren of opvolgen. Dat maakt de samenwerking efficiënt en zorgt dat alle informatie op één plek blijft.

Heb ik speciale software nodig als ik met jullie samenwerk?

Nee. Voice to Voice regelt de volledige technische inrichting. Wij geven inzicht in de meldingen en klantinteracties via de afgesproken rapportages of systemen.

In welke talen kunnen jullie klantenservice bieden?

Standaard bieden wij klantenservice in het Nederlands. Andere talen zijn mogelijk in overleg — dit stemmen we af op de behoefte van jouw bedrijf en doelgroep.

Worden jullie medewerkers specifiek opgeleid voor mijn bedrijf?

Ja. Tijdens de onboarding leren we jullie organisatie, veelgestelde vragen en tone-of-voice kennen. Onze medewerkers worden getraind zodat de klant altijd een passend antwoord krijgt.

Hoe helpt uitbesteden van telefonische service mijn klanttevredenheid te verbeteren?

Doordat klanten snel persoonlijk worden geholpen, ervaren ze betere service. Er worden minder gesprekken gemist en vragen worden duidelijk beantwoord. Dat leidt direct tot hogere klanttevredenheid.

Voorkomen jullie dat ik verkoopkansen mis door gemiste telefoontjes?

Zeker. Wij zorgen dat geïnteresseerde klanten altijd iemand aan de lijn krijgen. Als jullie salesteam niet direct beschikbaar is, maken wij een terugbelverzoek en noteren we relevante informatie zodat jullie snel kunnen opvolgen.

Kunnen jullie ook actieve opvolging doen, zoals leads terugbellen?

Ja. Naast het aannemen van gesprekken kunnen wij ook terugbelafspraken inplannen of leads actief nabellen. Zo voorkom je dat potentiële klanten afhaken of naar de concurrent gaan.

Waarom kiezen organisaties voor Voice to Voice?

  • Altijd bereikbaar voor klanten
  • Geen zorgen over personeel, ziekte of piektijden
  • Professionele en vriendelijke communicatie
  • Flexibel en schaalbaar
  • Klanten krijgen snel en persoonlijk antwoord

Welke diensten levert Voice to Voice?

  • Bereikbaarheid van jouw bedrijf voor jouw klanten
  • Telefonische bereikbaarheid
  • Bereikbaarheid via e-mail
  • Bereikbaarheid via chat
  • Telefoondienst
  • Telefoonservice
  • Berichtenservice
  • Doorverbinden
  • Flexibele opvang tijdens vakanties
  • Telefoondienst voor fysiotherapie
  • Telefoondienst voor makelaars
  • Afspraken plannen
  • Agendabeheer
  • Beheren van de agenda
  • Werken op de systemen van de klant
  • Intramed
  • James
  • EPD
  • Crossuite
  • Realworks
  • Klantenservice
  • Klantenservice webshop
  • Live chat service
  • Klantenservice via e-mail
  • Afhandeling retouren
  • Direct editen in klantsysteem
  • Commerciële ondersteuning
  • Flexibele binnendienst
  • Commerciële ondersteuning makelaars
  • Lead opvolging
  • Telefoon training
  • Sales training
  • Conversie training
  • Helpdesk training
  • Callcenter training
  • Training op maat
  • DISC training
  • Weerbaarheid aan de telefoon
  • Upselling en cross selling aan de telefoon
  • Vakantie opvang binnendienst makelaars
  • OTD opstellen
  • WOZ uitdraai
  • Makelaarsbrochure begeleiden
  • Brochure makelaar maken
  • Fotograaf woning aansturen en begeleiden
  • Kadestrale check
  • Online zetten op Funda
  • Werken met Yisual
  • Werken met Homeshow
  • Werken met Tiara
  • Efficiëntie en flexibiliteit zijn de kernwoorden van het secretariaat van een praktijk.
  • Besparen op loonkosten
  • WWFT check
  • AVG check ID
  • NVM vragenlijsten
  • Lijst van zaken
  • Plattegrond huis maken
  • Energielabel opvragen
  • BHIC
  • Bestemmingsplan

Wat voor type bedrijf is Voice to Voice?

  • Hands on
  • Vriendelijk
  • Professioneel
  • Zakelijk
  • Persoonlijk
  • Van vlees en bloed
  • Echte mensen aan de lijn
  • Geen robot
  • Afspraak is afspraak
  • Eerlijk zaken doen
  • Ambachtelijk