Hoe verbeter je de klantenservice van je bedrijf? 5 tips

#1. Zorg ervoor dat je klantenservice altijd goed bereikbaar is

De klantenservice is er voor de klant. Dan is het niet heel gek dat klanten verwachten dat je klantenservice altijd goed bereikbaar is. Ook in de avond en in het weekend. Overdag zijn veel mensen aan het werk en hebben ze geen tijd om contact te zoeken. Daarom doen ze dat na werktijd of op hun vrije zaterdag.

Daarnaast houden klanten er niet van om lang in de wacht te staan. Vooral als dat elke keer het geval is. Dan speelt al snel de gedachte dat je het niet op orde hebt, of je jouw klanten niet zo belangrijk vindt.

Zorg er daarom voor dat je klantenservice altijd goed bereikbaar is en dat je snel op berichten van klanten reageert.

#2. Zorg dat je klantenservicemedewerkers over de juiste skills beschikken

Klantenservicemedewerkers moeten over een aantal eigenschappen beschikken. Denk aan geduld hebben, empathisch zijn en zich goed kunnen inleven in anderen. Elke klant is uniek en wil zijn verhaal doen. Daar moet een klant altijd de kans voor krijgen. Sommige klanten zijn boos, anderen hebben vooral veel vragen. Een klantenservicemedewerker moet zich in elke denkbare situatie kunnen verplaatsen en altijd vriendelijk blijven.

Daarnaast is de klant altijd koning. Dat betekent dat klantenservicemedewerkers soms de schuld op zich moeten nemen, terwijl het niet hun schuld is. Daar moet je natuurlijk wel tegen kunnen. Ten slotte is een duidelijke communicatie en kennis van zaken belangrijk. Neem dat mee bij het werven van mensen en zorg voor de juiste training.

#3. Gebruik meerdere kanalen

Bij klantenservice denk je misschien vooral aan de telefoon, maar er zijn meer manieren om je klanten te woord te staan. Zo gebruiken veel klanten tegenwoordig ook socialmediakanalen om hun vragen te stellen. Als je dat niet in de gaten hebt, kan je zomaar heel wat vragen van klanten mislopen. En kansen om je klanten tevreden te houden.

Zelf kan je naast een telefonische klantenservice, op je website ook nog een livechat plaatsen. Dat is voor klanten een hele laagdrempelige manier om hun vragen te stellen. 

#4. Maak je beloftes waar

Als je tijdens een gesprek met een klant toezeggingen doet of dingen belooft, moet je dat vervolgens wel opvolgen. Soms is die opvolging aan de klantenservice zelf, maar vaak moeten medewerkers van andere afdelingen doen wat er is beloofd. Het is belangrijk om iedereen ervan bewust te maken hoe groot het belang hiervan is.

Maak je de beloftes niet waar, dan was alle moeite van de klantenservice om klanten weer tevreden te krijgen voor niets. De klant is dan opnieuw ontevreden en nu wordt het wel heel moeilijk om het weer goed te maken.

#5. Vraag klanten om feedback

Dé manier om je klantenservice te verbeteren is met feedback van klanten die je op weg hielp. Hoe hebben zij de hulp die ze kregen ervaren? Kregen ze antwoord op al hun vragen? Hingen ze met een goed gevoel op? Het zijn allemaal vragen die je klanten na een gesprek met de klantenservice zo nu en dan eens kan stellen. Het geeft je inzicht in het huidige proces en in wat er beter kan.

Schrik niet van negatieve feedback. Als iedereen positief is, dan is dat natuurlijk mooi. Maar met negatieve feedback kan je echt aan de slag. Schroom daarom niet om je klanten om feedback te vragen.

Je klantenservice liever uitbesteden?

Zie je in wat er nodig is om je klantenservice te verbeteren, maar kun je dat binnen je bedrijf niet goed organiseren? Besteed je klantenservice dan uit aan Voice to Voice. Dan profiteer je van de allerbeste service voor jouw eigen klanten. Ontdek hier meer over mogelijkheden en probeer het tijdens een proefperiode vrijblijvend uit.